Privacyverklaring

Versie Kenny Priem · geldig vanaf 25 augustus 2026

Bij Diedakties werk ik met kinderen en jongeren, hun ouders of wettelijk vertegenwoordigers en met scholen en andere onderwijsorganisaties. Daarbij verwerk ik persoonsgegevens. In deze privacyverklaring leg ik uit welke gegevens ik gebruik, waarom ik dat doe, waar ze vandaan komen, hoe ik ze beveilig en hoe lang ik ze bewaar.

De particuliere begeleiding van Diedakties richt zich op leerlingen van groep 1 tot en met groep 8 van het basisonderwijs en op leerjaar 1 en 2 van het voortgezet onderwijs. Daarnaast verwerkt Diedakties zakelijke contactgegevens van scholen en organisaties en, zodra de webshop actief wordt, gegevens die nodig zijn voor bestellingen.

Vragen over privacy Mail gerust naar info@diedakties.nl. Diedakties behandelt privacyvragen rechtstreeks en probeert informatie steeds in duidelijke, begrijpelijke taal uit te leggen.

1. Wie is verantwoordelijk voor je gegevens?

Diedakties is verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die zij voor haar eigen dienstverlening verwerkt.

Diedakties heeft geen functionaris voor gegevensbescherming (FG) aangesteld. De verwerkingen vallen niet onder de situaties waarin artikel 37 AVG verplicht tot het aanwijzen van een FG, waaronder grootschalige verwerking van bijzondere persoonsgegevens als kernactiviteit.

2. Welke persoonsgegevens verwerk ik?

2.1 Van jou als ouder of wettelijk vertegenwoordiger

• Voor- en achternaam

• E-mailadres en telefoonnummer

• Adresgegevens, voor zover nodig voor begeleiding, administratie of facturering

• De inhoud van berichten, e-mails en andere correspondentie

• Afspraken en praktische informatie rondom de begeleiding

• Factuur- en betaalgegevens, waaronder een bankrekeningnummer voor zover dit uit een betaling blijkt

• Gegevens die nodig zijn voor het sluiten en uitvoeren van de overeenkomst

• Vastgelegde toestemmingen

2.2 Van het kind of de jongere

• Voor- en achternaam

• Geboortedatum en/of leeftijd

• Groep, leerjaar en school

• Gegevens over de onderwijs- en ondersteuningsbehoefte

• Informatie over waar het kind tegenaan loopt, wat al geprobeerd is en wat wel of niet werkt

• Leerdoelen, afspraken en voortgang

• Gemaakt werk en observaties uit begeleidingsmomenten

• Informatie die het kind zelf deelt en die voor de begeleiding relevant is

Wanneer dit voor de begeleiding relevant is en daarvoor een geldige grond bestaat, kan ik daarnaast informatie verwerken uit bijvoorbeeld onderzoeksverslagen, handelingsplannen, dyslexie- of dyscalculieverklaringen, schoolrapporten of andere relevante onderwijsdocumenten.

2.3 Van medewerkers van scholen en organisaties

• Naam en functie

• Zakelijk e-mailadres en telefoonnummer

• Naam en gegevens van de school of organisatie

• Correspondentie en informatie die nodig is voor de opdracht

2.4 Van bezoekers van de website

De website van Diedakties gebruikt op dit moment geen Google Analytics, Meta/Facebook Pixel, advertentienetwerk of andere techniek waarmee Diedakties bezoekers voor marketingdoeleinden volgt. De webserver van de hostingpartij kan wel automatisch technische loggegevens registreren, zoals IP-adres, tijdstip, opgevraagde pagina en browser- of apparaatgegevens. Deze gegevens zijn nodig voor werking, beheer en beveiliging van de website.

Gebruik je het contactformulier, dan verwerk ik de gegevens die je zelf invult, zoals naam, e-mailadres, onderwerp en bericht. Diedakties gebruikt hiervoor geen aparte externe formulierdienst of aparte formulierplugin.

Op de pagina van elke leerlijn kun je je e-mailadres achterlaten om bericht te krijgen zodra die leerlijn beschikbaar is. Dat adres gebruikt Diedakties uitsluitend daarvoor: één bericht over díe leerlijn. Het wordt niet gekoppeld aan andere gegevens en niet gebruikt voor andere aankondigingen of nieuwsbrieven. Onder elk bericht staat een afmeldlink; afmelden kan ook door te mailen naar info@diedakties.nl.

Geen gevoelige informatie in het contactformulier Vermeld in het eerste contactformulier geen diagnoses, medische informatie, onderzoeksgegevens of andere gevoelige persoonsgegevens van een kind. Als zulke informatie nodig is, spreken we eerst een passende en veilige manier van delen af.

2.5 Beeld- en geluidsmateriaal

Diedakties gebruikt op dit moment geen herkenbare foto’s, video’s of geluidsopnamen van leerlingen voor de website, sociale media of promotionele uitingen. Verandert dat in de toekomst, dan wordt deze privacyverklaring vooraf aangepast en wordt waar nodig afzonderlijk en schriftelijk toestemming gevraagd.

3. Waar komen persoonsgegevens vandaan?

De meeste persoonsgegevens ontvang ik rechtstreeks van de ouder of wettelijk vertegenwoordiger, van het kind of de jongere zelf, of ontstaan tijdens de begeleiding.

• Van jou als ouder of wettelijk vertegenwoordiger

• Van het kind of de jongere zelf

• Uit observaties en werkzaamheden tijdens de begeleiding

• Uit documenten die jij zelf aan Diedakties verstrekt

• Van een school of andere betrokken professional, wanneer daarvoor toestemming is gegeven of een andere geldige grond bestaat

• Van een school of organisatie die Diedakties een opdracht geeft

Ontvang ik persoonsgegevens over een kind van een andere partij en is Diedakties voor die verwerking zelf verwerkingsverantwoordelijke, dan informeer ik de ouder of wettelijk vertegenwoordiger daarover wanneer de AVG dat vereist. Treedt Diedakties uitsluitend op als verwerker namens een school of organisatie, dan ligt de primaire informatieplicht bij die verwerkingsverantwoordelijke.

4. Welke gegevens zijn noodzakelijk en welke zijn vrijwillig?

Voor het aangaan en uitvoeren van een begeleidingstraject heb ik bepaalde basisgegevens nodig, zoals contactgegevens van de ouder, basisgegevens van het kind, voldoende informatie over de begeleidingsvraag en gegevens voor planning en facturering. Zonder deze noodzakelijke gegevens kan ik een overeenkomst soms niet sluiten of de begeleiding niet verantwoord uitvoeren.

Het verstrekken van uitgebreide onderzoeksverslagen, diagnoses, verklaringen of volledige schooldossiers is niet standaard verplicht. Ik vraag alleen aanvullende informatie die daadwerkelijk relevant is. Als bepaalde informatie later noodzakelijk blijkt om de begeleiding verantwoord voort te zetten, bespreek ik dat eerst met je.

5. Bijzondere persoonsgegevens: gezondheidsgegevens

Informatie over bijvoorbeeld dyslexie, dyscalculie, ADHD, autisme, medicatie, allergieën of andere lichamelijke of psychische omstandigheden kan volgens de AVG een bijzonder persoonsgegeven zijn, in het bijzonder een gezondheidsgegeven. Voor deze gegevens gelden strengere regels.

Wanneer ik zulke gegevens voor particuliere begeleiding nodig heb, verwerk ik ze alleen wanneer daarvoor naast een geldige grondslag onder artikel 6 AVG ook een uitzondering op het verbod van artikel 9 AVG bestaat. Voor deze begeleiding werk ik voor gezondheidsgegevens in beginsel met uitdrukkelijke toestemming van de wettelijk vertegenwoordiger.

• De toestemming wordt afzonderlijk gevraagd en actief en schriftelijk vastgelegd in het aanmeldpakket.

• De toestemming heeft betrekking op duidelijk omschreven gegevens en doeleinden.

• De toestemming wordt niet afgeleid uit het enkele feit dat je contact opneemt.

• Je kunt toestemming op ieder moment intrekken.

• Ik vraag niet meer gezondheidsgegevens dan nodig.

• Een volledige diagnose of een compleet onderzoeksverslag is geen voorwaarde om begeleiding te starten.

• Na intrekking stop ik met de verwerking voor zover geen andere geldige wettelijke grond bestaat. Verwerkingen van vóór de intrekking blijven rechtmatig.

Diedakties is geen zorgaanbieder en stelt geen medische diagnoses. Het dossier is onderwijskundig van aard en richt zich op de onderwijs- en ondersteuningsbehoefte, doelen, aanpak en ontwikkeling van het kind.

6. Gegevens van kinderen en jongeren

De overeenkomst voor particuliere begeleiding sluit ik met de ouder of wettelijk vertegenwoordiger en niet met het kind zelf. Wanneer toestemming volgens de AVG nodig is voor de verwerking van persoonsgegevens van een kind jonger dan 16 jaar, vraag ik die toestemming aan de wettelijk vertegenwoordiger.

• Noodzakelijke toestemmingen worden afzonderlijk en aantoonbaar vastgelegd.

• Ik leg het kind of de jongere op een bij de leeftijd passend niveau uit wat ik vastleg en waarom.

• Ik houd rekening met de privacy, mening en belangen van het kind.

• Ik verwerk niet meer informatie dan nodig is voor het doel.

Zijn er twee gezaghebbende ouders, dan ga ik bij normale dagelijkse handelingen in beginsel uit van de informatie die de aanmeldende ouder over de bevoegdheid tot aanmelden verstrekt. Bij bijzondere omstandigheden, onduidelijkheid over gezag of een conflict tussen gezaghebbende ouders kan ik aanvullende informatie vragen voordat begeleiding of een bepaalde gegevensverwerking plaatsvindt.

7. Waarom verwerk ik persoonsgegevens en op welke grondslag?

Voor gewone persoonsgegevens van een kind die ik op basis van gerechtvaardigd belang verwerk, weeg ik het belang van Diedakties bij goede begeleiding af tegen de belangen, rechten en vrijheden van het kind. Omdat het om kinderen gaat, wegen hun belangen extra zwaar. Deze belangenafweging wordt intern vastgelegd en opnieuw beoordeeld wanneer doel, gegevens of werkwijze wezenlijk veranderen.

Diedakties gebruikt persoonsgegevens niet voor geautomatiseerde besluitvorming of profilering en verkoopt persoonsgegevens nooit aan derden.

8. Met wie deel ik persoonsgegevens?

Ik deel persoonsgegevens alleen wanneer dat noodzakelijk is, daarvoor een geldige grond bestaat en nooit meer dan nodig.

8.1 Verwerkers

Diedakties gebruikt Mijndomein voor website en e-mail. Voor zover Mijndomein daarbij persoonsgegevens namens Diedakties verwerkt, gelden de daarvoor vereiste privacy- en verwerkersafspraken.

Cliënt- en leerlingdossiers worden lokaal opgeslagen op beveiligde apparatuur van Diedakties. Google Drive wordt uitsluitend gebruikt voor algemene bedrijfsdocumenten, lesmaterialen, ontwerpen en lege sjablonen waarin geen persoonsgegevens van cliënten of leerlingen staan.

8.2 Andere ontvangers

• De Belastingdienst, voor zover gegevens onderdeel zijn van de wettelijk te bewaren administratie

• Andere overheidsinstanties wanneer Diedakties wettelijk verplicht is gegevens te verstrekken

• Een bank of betaaldienst voor zover nodig voor betalingen

• Een school of andere professional wanneer gegevensdeling rechtmatig en noodzakelijk is

Deze partijen zijn niet automatisch verwerkers van Diedakties. De privacyrol hangt af van de feitelijke verwerking.

8.3 WhatsApp

WhatsApp mag worden gebruikt voor praktische communicatie, bijvoorbeeld over het plannen of wijzigen van een afspraak. WhatsApp wordt niet gebruikt voor diagnoses, onderzoeksverslagen, gezondheidsgegevens of andere gevoelige dossierinformatie. Stuur zulke gegevens daarom niet via WhatsApp.

Wanneer je via WhatsApp contact opneemt, verwerkt WhatsApp zelf bepaalde gegevens en metadata over het gebruik van de dienst. Wil je dat niet, dan kun je Diedakties per telefoon of e-mail benaderen.

8.4 Gevoelige documenten

Onderzoeksverslagen, verklaringen en andere gevoelige documenten worden alleen via een vooraf afgesproken passende route gedeeld, bijvoorbeeld persoonlijk op papier, via een beveiligde communicatiemethode of als passend beveiligde of versleutelde bijlage. Gewone e-mail is niet de voorkeursroute voor uitgebreide gevoelige dossierinformatie.

Een eventuele externe dienst voor beveiligde communicatie wordt pas structureel ingezet nadat de privacyrol, beveiliging en benodigde afspraken zijn beoordeeld. Bij structureel gebruik wordt deze privacyverklaring waar nodig bijgewerkt.

9. Opdrachten voor scholen en andere organisaties

Diedakties kan rechtstreeks door een school of andere organisatie worden ingehuurd. De privacyrol van Diedakties is daarbij niet bij iedere opdracht hetzelfde. Per opdracht wordt beoordeeld wie het doel en de middelen van de verwerking bepaalt.

Diedakties als verwerker

Wanneer Diedakties persoonsgegevens uitsluitend namens en volgens instructies van een school of organisatie verwerkt, is die opdrachtgever verwerkingsverantwoordelijke en treedt Diedakties op als verwerker. Dan worden de afspraken vooraf vastgelegd en wordt waar nodig een verwerkersovereenkomst gesloten.

Diedakties als zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke

Wanneer Diedakties binnen een zelfstandige professionele opdracht zelf bepaalt welke persoonsgegevens noodzakelijk zijn en voor welke eigen doeleinden deze worden verwerkt, kan Diedakties voor die verwerking zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke zijn. Dan is deze privacyverklaring op die verwerking van toepassing.

10. Digitale hulpmiddelen en AI

Bij het ontwikkelen en voorbereiden van onderwijs- en lesmateriaal kan Diedakties digitale hulpmiddelen, waaronder AI-toepassingen, gebruiken. Persoonsgegevens uit cliënt- of leerlingdossiers worden daarin niet ingevoerd.

• Geen namen of contactgegevens

• Geen diagnoses of onderzoeksverslagen

• Geen observaties, toetsresultaten of individuele leerplannen

• Geen dossierfragmenten

• Geen combinaties van informatie waarmee een kind direct of indirect herkenbaar kan worden

AI en andere digitale hulpmiddelen kunnen wel worden gebruikt voor algemene, niet-persoonsgebonden taken, zoals het bedenken van oefeningen, het maken van algemeen lesmateriaal of het aanpassen van algemene teksten. De output wordt door Diedakties zelf beoordeeld voordat deze wordt gebruikt. Voor het invoeren van cliënt- of leerlinggegevens in algemene AI-toepassingen bestaat geen uitzonderingsroute op basis van toestemming.

11. Opslag en back-ups

• Cliënt- en leerlingdossiers worden lokaal opgeslagen.

• Persoonsgegevens uit begeleidingstrajecten worden niet in Google Drive opgeslagen.

• Apparatuur waarop persoonsgegevens staan is beveiligd met een wachtwoord en waar mogelijk schijfversleuteling.

• Lokale back-ups worden beveiligd opgeslagen; externe back-upmedia met persoonsgegevens worden waar mogelijk versleuteld en niet onnodig permanent aangesloten gehouden.

• Papieren gegevens worden afgesloten bewaard.

• Toegang tot dossiers is beperkt tot Diedakties.

12. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Diedakties kiest waar mogelijk voor diensten waarbij persoonsgegevens binnen de Europese Economische Ruimte (EER) worden verwerkt. De inhoudelijke cliëntadministratie en leerlingdossiers worden lokaal opgeslagen.

Bij sommige communicatiediensten, zoals WhatsApp, kan sprake zijn van verwerking, toegang of doorgifte waarbij organisaties buiten de EER betrokken zijn. Wanneer Diedakties een dienst gebruikt waarbij persoonsgegevens buiten de EER worden verwerkt of doorgegeven, wordt beoordeeld of daarvoor een geldige doorgiftegrondslag bestaat, bijvoorbeeld een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, standaardcontractbepalingen (SCC’s) of een andere AVG-toegestane waarborg.

Diedakties beperkt het gebruik van dergelijke diensten voor gevoelige persoonsgegevens zoveel mogelijk.

13. Hoe lang bewaar ik persoonsgegevens?

Wanneer persoonsgegevens niet langer nodig zijn, worden ze verwijderd of veilig vernietigd. Een verzoek om eerdere verwijdering wordt beoordeeld op basis van de AVG en eventuele wettelijke bewaarplichten.

14. Hoe beveilig ik persoonsgegevens?

• De website gebruikt HTTPS.

• Apparaten met persoonsgegevens zijn met een wachtwoord beveiligd en waar mogelijk versleuteld.

• Software en apparaten worden bijgewerkt.

• Voor accounts worden unieke, sterke wachtwoorden en waar mogelijk tweestapsverificatie gebruikt.

• Leerling- en cliëntgegevens worden lokaal opgeslagen en niet in algemene cloudopslag geplaatst.

• Papieren gegevens worden afgesloten bewaard.

• Gevoelige dossierinformatie wordt niet via WhatsApp uitgewisseld.

• Voor gevoelige documenten wordt een passende beveiligde verzendwijze gebruikt.

• Papieren en digitale gegevens worden veilig vernietigd wanneer ze niet meer nodig zijn.

Ontstaat er ondanks deze maatregelen een datalek, dan beoordeel ik het risico. Wanneer melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens verplicht is, doe ik dat zo mogelijk binnen 72 uur nadat ik kennis heb gekregen van het datalek. Wanneer het datalek waarschijnlijk een hoog risico voor de rechten en vrijheden van jou of je kind oplevert, informeer ik je zonder onnodige vertraging, tenzij een wettelijke uitzondering geldt.

15. Cookies

De website van Diedakties gebruikt op dit moment geen trackingcookies, advertentiecookies of analytische cookies voor bezoekersanalyse. Er wordt geen bezoekersprofiel opgebouwd en er worden geen persoonsgegevens gebruikt voor online advertentietracking.

Technisch noodzakelijke of functionele cookies kunnen worden gebruikt wanneer die nodig zijn om de website goed te laten functioneren. Voor cookies waarvoor wettelijk geen toestemming nodig is, wordt geen toestemming gevraagd. Gaat Diedakties later technieken gebruiken waarvoor wel voorafgaande toestemming nodig is, dan worden de website en deze privacyverklaring daarop aangepast.

16. Welke privacyrechten heb je?

Afhankelijk van de situatie en de gebruikte grondslag kun je op grond van de AVG verschillende rechten hebben. Deze kunnen betrekking hebben op je eigen persoonsgegevens en, voor zover je bevoegd bent je kind te vertegenwoordigen, op persoonsgegevens van je kind.

Inzage — Je kunt vragen welke persoonsgegevens Diedakties verwerkt en daarvan een kopie ontvangen.

Rectificatie — Zijn gegevens onjuist of onvolledig, dan kun je vragen deze te corrigeren of aan te vullen.

Verwijdering — Je kunt in bepaalde situaties vragen persoonsgegevens te verwijderen. Dit recht is niet absoluut; sommige gegevens moet of mag ik bewaren.

Beperking — Je kunt in bepaalde situaties vragen de verwerking tijdelijk te beperken.

Bezwaar — Wanneer persoonsgegevens op basis van gerechtvaardigd belang worden verwerkt, kun je bezwaar maken. Ik beoordeel dan of er dwingende gerechtvaardigde gronden zijn om de verwerking voort te zetten.

Overdraagbaarheid — Voor zover dataportabiliteit volgens de AVG van toepassing is, kun je bepaalde door jou verstrekte gegevens in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat ontvangen of laten doorsturen.

Toestemming intrekken — Wanneer een verwerking op toestemming is gebaseerd, kun je die toestemming op ieder moment intrekken. De intrekking verandert niets aan de rechtmatigheid van verwerking vóór de intrekking.

Hoe dien je een verzoek in?

Stuur een e-mail naar info@diedakties.nl en geef aan welk privacyrecht je wilt uitoefenen. Ik reageer in beginsel binnen één maand. Wanneer een verzoek complex is of er veel verzoeken tegelijk zijn, kan deze termijn volgens de AVG met maximaal twee maanden worden verlengd. Ik laat binnen de eerste maand weten wanneer dat nodig is en waarom.

Om te voorkomen dat persoonsgegevens bij de verkeerde persoon terechtkomen, kan ik aanvullende informatie vragen om je identiteit of bevoegdheid als wettelijk vertegenwoordiger vast te stellen. Ik vraag niet zonder noodzaak om een volledige kopie van een identiteitsbewijs per gewone e-mail. In beginsel zijn aan het uitoefenen van privacyrechten geen kosten verbonden; de AVG kent een uitzondering voor kennelijk ongegronde of buitensporige verzoeken.

17. Een klacht indienen

Ben je het niet eens met de manier waarop Diedakties persoonsgegevens verwerkt, neem dan bij voorkeur eerst contact op via info@diedakties.nl. Je hebt daarnaast altijd het recht om een klacht in te dienen bij de Nederlandse toezichthouder:

Autoriteit Persoonsgegevens Postbus 93374 · 2509 AJ Den Haag · 088 – 1805 250 · www.autoriteitpersoonsgegevens.nl

18. Toekomstige webshop

De webshop van Diedakties is op de ingangsdatum van deze privacyverklaring nog niet actief. Voordat via de website persoonsgegevens voor bestellingen worden verwerkt, wordt deze privacyverklaring uitgebreid met informatie over onder andere bestel- en factuurgegevens, eventuele accounts, digitale downloads, betaalprovider, eventuele verzendpartijen, bewaartermijnen en relevante ontvangers of verwerkers.

Diedakties verzamelt deze webshopgegevens dus pas wanneer de betreffende functie daadwerkelijk actief is en de privacy-informatie daarop is aangepast.

19. Wijzigingen in deze privacyverklaring

Verandert de werkwijze van Diedakties, worden nieuwe diensten gebruikt of wijzigt de verwerking van persoonsgegevens op een andere relevante manier, dan kan deze privacyverklaring worden aangepast. De actuele privacyverklaring wordt op de website gepubliceerd met de datum waarop deze ingaat. Bij een belangrijke wijziging die relevant is voor bestaande cliënten of opdrachtgevers kan Diedakties hen actief informeren.

Contact — Diedakties · Kenny Priem · Pr. Irenelaan 8, 3958 XP Amerongen · info@diedakties.nl · 06-138 56 092 · KvK 42141937 · www.diedakties.nl

Documentversie: 1